Pengembangan Koleksi

Tujuan  utama dari perpust dan unit informasi lainnya adalah untuk membantu dalam transfer informasi dan pengembangan pengetahuana. Transfer informasi terdiri dari 9 komponen kegiatan yang terus berputar secara berkesinambungan selama perpust itu masih ada.

9 komponen kegiatan tsb adalah sbb :

a.                   Identifikasi

b.                  Seleksi

c.                   Pengadaan

d.                  Organisasi

e.                   Pengolahan

f.                   Penyimpanan

g.                  Interpretasi

h.                  Pemanfaatan

i.                    Penyebaran

Koleksi perpust adalah semua bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah, dan disimpan untuk disebarluaskan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan informasi mereka. Tujuan dari penyediaan koleksi adalah untuk menunjang pelaksanaan program lembaga induknya.informasi yang ada di perpust terdiri dari 2 bentuk bahan pustaka, yaitu :

1.                  Tecetak, yg terdiri dari :

a.                   Monograf/buku, yg terdiri dari buku, laporan kegiatan, tesis, skripsi dan disertasi.

b.                  Bukan buku, yg terdiri dari gambar, peta, terbitan berseri, brosur, makalah.

2.                  Tercetak

a.                   Rekaman gambar, seperti video, film, mikrifilm, mikrofis, CD

b.                  Rekaman suara, seperti kaset, piringan hitam

c.                   Rekaman data magnetic/digital, seperti karya dalam bentuk disket, CD dan pangkalan data yg dikemas secara online

Jika dilihat dari format isinya maka koleksi perpust terdiri dari :

1.                  Koleksi rujukan

2.                  Bahan ajar

3.                  Terbitan berseri

4.                  Terbitan pemerintah

5.                  Muatan local

6.                  Bahan bacaan untuk rekreasi intelektual

Pengembangan koleksi merupakan suatu proses universal untuk perpust karena setiap perpust akan membangun koleksi yg kuat untuk kepentingan pengguna perpust. Adapun perincian kegiatan pengembangan koleksi terdiri dari :

1.                  Menentukan kebijakan umum pengembangan koleksi

2.                  Menentukan kewenangan, tugas, dan tanggung jawab semua unsure yg terlibat dlm pengembangan koleksi

3.                  Mengidentifikasi kebutuhan pengguna

4.                  Memilih dan mengadakan bahan pustaka

5.                  Merawat bahan pustaka

6.                  Menyiangi bahan pustaka

7.                  Mengevaluasi koleksi

Dalam ALA Glossary and Informatian Science (1983) istilah perpust diterjemahkan sbb. Perpust adalah koleksi bahan yg :

1.                  Diatur supaya kelompok pengguna yg menjadi target perpust dpt mendekati koleksi bahan tsb dari segi fisik, bibliografis, dan intelektual

2.                  Dikelola oleh staf terlatih yg memberikan berbagai jasa dan program yg berkaitan dgn kebutuhan informasi dari kelompok pengguna

Koleksi perpust adalah bahan pustaka yg menurut sulistyo-Basuki (1991) mencakup:

1.                  Karya cetak atau karya grafis

2.                  Karya noncetak atau karya rekam

3.                  Karya dalam bentuk mikro

4.                  Karya dalam bentuk elektronik

Tujuan perpust dpt dikelompokkan menjad beberapa tujuan atau fungsi pokok sbb:

a.                   Menunjang program pendidikan dan penelitian

b.                  Memenuhi kebutuhan informasi

c.                   Memenuhi kebutuhan social

d.                  Memenuhi kebutuhan cultural dan spiritual masyarakat

e.                   Memenuhi kebutuhan rekreasi

f.                   Berfungsi sebagai repository atau perpust deposit

Pada dasarnya semua jenis bahan pustaka merupakan ciptaan seseorang, sekelompok atau sebuah instansi yang dikenal dengan istilah pengarang. Bahan pustaka ada yang diterbitkan oleh penerbit komersial dan non komersial. Bahan pustaka yang diterbitkan suatu instansi secara komersial disebut engan istilah grey literature .

Beberapa komponen dan proses dari system distribusi sebuah karya, yaitu :

a.                   Pengarang

b.                  Penerbit

c.                   Toko buku

d.                  Perpustakaan

Ada beberapa cara yang digunakan oleh penerbit buku dan non buku untuk memberitahukan kepada masyarakat umum tentang produk barunya, antara lain :

a.                   Menyebarkan lembaran yang berisi informasi tentang isi dan wujud buku yang akan atau telah diterbitkan.

b.                  Menyusun dan menyebarkan catalog terbitan baru secara periodic pada waktu tertentu.

c.                   Menerbitkan catalog tahunan yang memuat semua terbitan yang masih ada dalam persediaan.

d.                  Memasang iklan dalam surat kabar atau majalah.

Sebuah kebijakan pengembangan koleksi, bila disiapkan dengan baik pada kenyataannya adalah rencana induk perpustakaan untuk membangun dan memelihara koleksinya. Dalam membuat kebijakan pengembangan koleksi kita harus mengetahui hal-hal berikut ini :

1.                  Kekuatan dan kelemahan koleksi.

2.                  Pengguna yang kita layani dan bagaimana mereka berubah.

3.                  Sumber-sumber informasi lain yang tersedia di sekitar lingkungan pengguna perpustakaan anda atau yang tersedia secara pinjam antar perpustakaan.

Ada 3 fungsi kebijakan pengembangan koleksi, yaitu :

1.                  Fungsi perencanaan.

2.                  Fungsi komunikasi internal.

3.                  Fungsi komunikasi eksternal.

Banyak sekali manfaat kebijakan pengembangan koleksi, antara lain :

1.                  Menjadi dokumen untuk sosialisasi kepada masyarakat, sebagai standar untuk menginformasikan kepada setiap orang tentang sifat dan ruang lingkup koleksi.

2.                  Membantu menjamin kekonsistenan dari waktu ke waktu walaupun staf pengelola berganti.

3.                  Memberikan pedoman kepada staf dalam menghadapi protes maupun keluhan dari para pengambil keputusan dan pengguna.

4.                  Membantu dalam penyiangan dan mengevaluasi koleksi, membantu identifikasi bahan pustaka yang perlu dipindahkan ke gudang atau dikeluarkan dari koleksi.

5.                  Membantu dalam rasionalisasi alokasi anggaran.

Pada dasarnya ada 3 unsur utama dalam kebijkan pengembangan koleksi, yaitu :

1.                  Pernyataan kebijakan umum

2.                  Pernyataan akan tingkat koleksi

3.                  Pernyataan tentang beragam pokok persoalan

Pernyataan kebijakan umum berisikan, antara lain :

1.                  Tentang misi perpustakaan (yang berkaitan dgn tujuan pokok lembaga induknya )

2.                  Pernyataan yang jelas tentang tujuan secara institusional secara keseluruhan untuk perpustakaan.

3.                  Mengetahui kelompok pengguna utama beserta programnya.

4.                  Menetapkan prioritas umum yang berkaitan dengan seleksi bahan pustaka

5.                  Hal yang berhubungan dengan kerja sama antar perpustakaan.

Pernyataan akan tingkat koleksi berisikan daftar secara terperinci tentang ilmu yang dikembangkan perpustakaan dan keadaan koleksi saat itu, serta format yang dikoleksi. Selain itu juga menyatakan bidang ilmu pa yang kuat dan bidang ilmu apa yang lemah koleksinya sehingga perlu dikembangkan.perlu juga dicantumkan bagaiman keadaan koleksi yang diinginkan di masa dating. Perincian bidang-bidang ilmu dapat menggunakan bagan klasifikasi DDC atau bagan lain

Pernyataan tentang beragam pokok persoalan merupakan bagian dari pernyataan kebijakan pengembangan koleksi, berisi tentang perlakuan terhadap bahan pustaka yang diterima sebagai hadiah, penyiangan (weeding), evaluasi terhadap pengembangan koleksi, maslah protes dan keluhan, serta sensor.